Dokumente einrichten

Ein Tab vom Typ Documents zeigt Dokumente aus einem Grid in der App: PDFs und andere Dateien mit Titel, Kategorie, Fassung und Gültigkeit, dazu eine Suche und Filter nach Kategorie. Dokumente, die eine Kenntnisnahme verlangen, tragen eine Frist; die Person bestätigt in der App, wahlweise mit Unterschrift, und Sie sehen im Grid, wer wann bestätigt hat. Wollen Sie sicher sein, dass jeder es gelesen hat, legen Sie die Kenntnisnahmen je Person vorab an – von Hand oder per Flow – dann steht auch im Grid, wer noch nicht.

Der Tab zeigt immer eine Quelle. Für die zwei üblichen Bereiche legen Sie deshalb zwei Tabs an:

Tab	Inhalt	Quelle
Meine Dokumente	Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Vertragsunterlagen – nur für die jeweilige Person sichtbar	eine Ansicht, die auf die angemeldete Person gefiltert ist
Unternehmen	Richtlinien, Handbuch, Vorlagen – für alle oder eine Zielgruppe	ein Grid oder eine Ansicht

Beide Tabs verwenden dasselbe Feld-Schema. Ob ein Grid persönliche Unterlagen oder Unternehmensdokumente enthält, entscheidet allein, welche Felder Sie pflegen.

Die App legt pro Tab eine Offline-Kopie der Liste auf dem Gerät an; die Dateien selbst werden beim Öffnen geladen und brauchen eine Verbindung. Beim Abmelden werden alle Kopien gelöscht.

Die Tabs-Zeile

Im Grid tabs des Team Space ergänzen Sie je Bereich eine Zeile:

Feld-Key	Wert
title	zum Beispiel „Meine Dokumente“ oder „Unternehmen“
icon	einfarbiges SVG
type	Documents
gridUri	Verknüpfung auf das Grid oder eine Ansicht darauf
uri	alternativ: Link einer geteilten Ansicht

Sie brauchen eines der beiden Felder; sind beide gesetzt, gilt gridUri. Liegen die Dokumente in einem Space, auf den die Belegschaft keinen Zugriff hat, teilen Sie dort eine Ansicht per Link und tragen den Link in uri ein. Ein weiteres Feld im Tabs-Grid ist nicht nötig. → Tabs einrichten

Das Dokumenten-Grid

Nur file ist Pflicht. Alles andere erscheint, wenn es da ist. Die Namen der Felder sind frei, die Keys müssen genau stimmen. → Keys vergeben

Feld-Key	Feldtyp	Pflicht	Beschreibung
file	Anhang	ja	Die Datei; die erste wird verwendet. Zeilen ohne Datei erscheinen nicht
title	Text	nein	Titel. Fehlt er, heißt die Zeile „Dokumenttyp Zeitraum“, sonst wie die Datei
recipient	Benutzer	für persönliche Unterlagen	Der Empfänger; danach filtert die Ansicht, siehe unten
category	Einzelauswahl oder Text	nein	Kategorie, zum Beispiel „Arbeitssicherheit“. Gibt es Kategorien, gliedern sie die Liste und bilden die Filter; sonst gliedert das Jahr
type	Einzelauswahl oder Text	nein	Dokumenttyp, zum Beispiel „Gehaltsabrechnung“
period	Datum oder Text	nein	Zeitraum: als Datum der Monatserste (die App zeigt „August 2026“), als Text zum Beispiel „2025“ für ein Jahresdokument
version	Text	nein	Fassung, zum Beispiel „2.1“
publishedAt	Datum	nein	Veröffentlichung oder Bereitstellung
validFrom, validUntil	Datum	nein	Gültigkeit; nach validUntil zeigt die App „Abgelaufen“
owner	Text oder Benutzer	nein	Verantwortliche Person oder Abteilung
audience	Mehrfachauswahl oder Text	nein	Zielgruppe – nur zur Anzeige, siehe Hinweis
description	Text	nein	Kurzbeschreibung
acknowledge	Häkchen	nein	Kenntnisnahme verlangt
acknowledgeUntil	Datum	nein	Frist für die Kenntnisnahme
acknowledgeForm	Weblink	für Kenntnisnahmen in Selbstbedienung	Link des Formulars, das eine Kenntnisnahme anlegt. Bei zugewiesenen Kenntnisnahmen leer lassen, siehe unten
acknowledgements	Verknüpfung oder Mehrfach-Verknüpfung	für Kenntnisnahmen	Zeigt auf die gefilterte Ansicht der Kenntnisnahmen; der Zellwert bleibt leer
active	Häkchen	nein	Nicht angehakte Zeilen werden ausgeblendet. Fehlt das Feld, sind alle sichtbar

Ein Dokument ohne Fassung, Gültigkeit, Beschreibung, Verantwortliche, Zielgruppe und Kenntnisnahme – eine Gehaltsabrechnung etwa – öffnet beim Antippen direkt die Datei. Alle anderen führen auf eine Detailseite.

audience ist keine Berechtigung

Wer ein Dokument sieht, entscheidet die Ansicht, auf die der Tab zeigt – nicht der Wert in audience. Sollen Richtlinien nur einen Standort erreichen, legen Sie je Standort eine gefilterte Ansicht und einen Tab an.

Persönliche Unterlagen: die Ansicht filtert

Für „Meine Dokumente“ zeigt der Tab nicht auf das Grid, sondern auf eine Ansicht mit dem Filter Empfänger ist die angemeldete Person (Feld recipient). Der Filter wird auf dem Server ausgewertet: Jede Person bekommt über dieselbe Adresse nur ihre eigenen Zeilen. Blenden Sie recipient in der Ansicht ein.

Die App verweigert eine ungefilterte Ansicht

Liefert eine Ansicht mit dem Feld recipient Zeilen mehrerer Personen, zeigt der Tab keine Dokumente, sondern einen Hinweis auf den fehlenden Filter. Das schützt vor dem häufigsten Fehler – einem Tab, der auf das Grid statt auf die Ansicht zeigt. Es ersetzt den Filter nicht: Ohne ihn wären die Zeilen über die API weiterhin lesbar.

recipient ist ein Benutzer-Feld, nicht „Erstellt von“: Angelegt wird eine Gehaltsabrechnung von der Personalabteilung oder einem Import, sehen darf sie der Empfänger.

Kenntnisnahme

Soll ein Dokument bestätigt werden, setzen Sie acknowledge und eine Frist in acknowledgeUntil. Die Bestätigung selbst ist eine Zeile in einem zweiten Grid, dem Kenntnisnahmen-Grid. Dafür gibt es zwei Wege:

	Selbstbedienung	Zuweisung
Wann entsteht die Zeile	wenn die Person bestätigt	vorab, je Person und Fassung – von Hand oder per Flow
Offen heißt	es gibt noch keine Zeile	die Zeile ist da, das Häkchen done fehlt
Wer noch nicht	die Differenz zur Belegschaft	steht im Grid: alle Zeilen ohne done
Aufwand	zwei Spalten, ein Formular, kein Flow	dazu drei Felder; die Zeilen legen Sie bei wenigen Personen von Hand an, sonst per Flow
Passt für	Handbuch, Richtlinien, Speiseplan	Unterweisungen, Datenschutz – alles, was Sie nachweisen müssen

Welcher Weg gilt, entscheidet das Kenntnisnahmen-Grid selbst: Hat es ein Benutzer-Feld recipient, weist es zu; sonst ist es Selbstbedienung. In der App stellen Sie nichts ein. Beide Wege lassen sich im selben Dokumenten-Grid mischen, siehe Beides nebeneinander.

Selbstbedienung: das Formular legt die Zeile an

Die Person bestätigt in der App, und dabei entsteht die Zeile – „Erstellt von“ und „Erstellt am“ setzt ApptiveGrid, die App kann keine Kenntnisnahme für jemand anderen erzeugen.

1. Das Kenntnisnahmen-Grid

Feld-Key	Feldtyp	Pflicht	Beschreibung
document	Verknüpfung auf das Dokumenten-Grid	ja	Das bestätigte Dokument
(frei)	Erstellt von	ja	Wer bestätigt hat; wird automatisch gesetzt
version	Text	nein	Die bestätigte Fassung; die App trägt sie ein
acknowledgedAt	Datum und Uhrzeit	nein	Zeitpunkt; die App trägt ihn ein. Fehlt das Feld, gilt „Erstellt am“
signature	Unterschrift	nein	Steht das Feld im Formular, verlangt die Kenntnisnahme eine Unterschrift

2. Die Ansicht

Legen Sie auf dem Kenntnisnahmen-Grid eine Ansicht mit dem Filter Erstellt von ist angemeldeter Benutzer an und blenden Sie alle Felder ein. Aus dieser Ansicht liest die App, was die Person schon bestätigt hat.

3. Das Formular

Erstellen Sie ein Formular auf dem Kenntnisnahmen-Grid mit dem Feld document, optional version und acknowledgedAt. Soll unterschrieben werden, nehmen Sie signature dazu. Teilen Sie das Formular mit der Beschränkung Jeder registrierte Benutzer, damit „Erstellt von“ die Person ist. → Formular teilen

4. Zwei Spalten im Dokumenten-Grid

• acknowledgeForm (Weblink): der Formular-Link. Er darf für alle Zeilen derselbe sein – die App trägt das Dokument ein – oder je Zeile ein vorausgefüllter Link.
• acknowledgements (Verknüpfung oder Mehrfach-Verknüpfung): zeigt auf die Ansicht aus Schritt 2, nicht auf das Grid. Der Zellwert bleibt leer; die App braucht nur die Adresse, die in der Spalte steckt. Blenden Sie die Spalte in der Ansicht des Tabs ein.

Ein Flow ist nicht nötig.

Unterschrift

Mit dem Feld signature im Formular zeigt die App statt des Bestätigen-Knopfs das Formular mit Unterschriftenfeld. Ohne das Feld genügt ein Tipp. So entscheiden Sie je Formular – und damit je Dokument –, ob eine Unterschrift nötig ist. Das gilt für beide Wege.

Zuweisung: die Zeilen sind vorher da

Wer nachweisen muss, dass jeder gelesen hat, dreht die Reihenfolge um: Die Zeile ist da, bevor jemand etwas getan hat, und wird abgehakt. Wer sie anlegt – Sie von Hand oder ein Flow – ist der App gleich. Die Person sieht in der App dieselbe Karte und denselben Knopf; anders ist nur, was dahinter passiert.

1. Drei Felder mehr im Kenntnisnahmen-Grid

Zusätzlich zu document und den optionalen Feldern von oben:

Feld-Key	Feldtyp	Pflicht	Beschreibung
recipient	Benutzer	ja	Für wen die Zeile angelegt wurde. Dieses Feld schaltet die Zuweisung ein
done	Häkchen	ja	Erledigt. Die Zeile wird ohne Häkchen angelegt, die App setzt es
editLink	Weblink	ja	Der Bearbeitungslink genau dieser Zeile – aus dem Freigabedialog der Zeile oder vom Flow
dueDate	Datum	nein	Eine eigene Frist für diese Person. Geht acknowledgeUntil des Dokuments vor

Pflegen Sie version in jeder Zeile. Eine Zeile ohne Fassung gilt für das Dokument als Ganzes – dann wäre Fassung 2.2 durch die Bestätigung von 2.1 abgedeckt.

Ein Feld „Erstellt von“ brauchen Sie hier nicht; es stört aber auch nicht.

2. Die Ansicht

Der Filter der Ansicht lautet jetzt Empfänger ist angemeldeter Benutzer (Feld recipient) statt „Erstellt von“. Alle Felder einblenden, editLink eingeschlossen. Die Spalte acknowledgements im Dokumenten-Grid zeigt wie bei der Selbstbedienung auf diese Ansicht.

Der Bearbeitungslink öffnet genau diese Zeile

Wer den Link hat, kann die Zeile bearbeiten – ohne weitere Prüfung, wer die Person ist. Er darf deshalb nur die Person erreichen, der die Zeile gehört. Genau das leistet der Filter der Ansicht: Jede Person bekommt ausschließlich ihre eigenen Zeilen und damit nur ihre eigenen Links. Blenden Sie editLink in keiner anderen geteilten Ansicht ein. → Einträge per Formular bearbeiten

3. Das Formular

Ein Formular auf dem Kenntnisnahmen-Grid mit dem Feld done, optional acknowledgedAt und signature. document braucht es nicht – das steht in der Zeile schon. Dieses Formular öffnet der Bearbeitungslink; die App setzt done und sendet ab. Mit signature zeigt sie das Formular an, das Häkchen bereits gesetzt.

4. Die Zeilen anlegen: von Hand oder per Flow

Je Person und Fassung eine Zeile: recipient, document, version, bei Bedarf dueDate; done bleibt leer. Dann der Bearbeitungslink der Zeile nach editLink.

Von Hand reicht für ein kleines Team oder eine einzelne Unterweisung: Zeilen anlegen, je Zeile über den Freigabedialog Zur Bearbeitung teilen den Link mit dem Formular aus Schritt 3 erzeugen und in editLink eintragen. → Einen Eintrag zur Bearbeitung teilen

Per Flow, wenn es viele sind oder regelmäßig neue Fassungen kommen:

Auslöser: Eintrag wurde geändert   (Dokumenten-Grid, z.B. `publishedAt` gesetzt)
   ↓
Alle Einträge laden                → die Mitarbeitenden, ggf. gefiltert auf die Zielgruppe
   ↓
Parallel                           → für jede Person:
   ├ Eintrag erstellen             → Kenntnisnahmen-Grid: recipient, document, version, dueDate; done leer
   ├ Vorausgefüllter Formularlink  → Formular aus Schritt 3 für die neue Zeile
   └ Eintrag aktualisieren         → den Link in editLink schreiben

Bis eine Zeile angelegt und ihr Link geschrieben ist, zeigt die App auf der Detailseite „Die Bestätigung wird gerade vorbereitet“. Bei einer neuen Fassung legen Sie neue Zeilen an – oder der Flow läuft erneut; die alten passen nicht mehr zur neuen Fassung, das Dokument ist wieder offen.

→ Aktionen · Parallel · Vorausgefüllter Formularlink · Trigger

5. acknowledgeForm leeren

Lassen Sie acknowledgeForm bei den Dokumenten leer, die zugewiesen werden. Ein Dokument, das den Link noch trägt, bleibt Selbstbedienung – siehe den nächsten Abschnitt.

Beides nebeneinander

Die Wahl fällt je Dokument, nicht je Grid: Eine Zuweisung betrifft ein Dokument, nicht das nächste. In einem Dokumenten-Grid, dessen Kenntnisnahmen-Grid zuweist, gilt für jede Zeile:

Lage	Was die App tut
Zugewiesene Zeile mit Bearbeitungslink	Bestätigen-Knopf; abgehakt wird diese Zeile
Zugewiesene Zeile, Link fehlt noch	„Die Bestätigung wird gerade vorbereitet“ – editLink ist noch leer
Keine Zeile, Dokument hat acknowledgeForm	Selbstbedienung wie oben; die neue Zeile entsteht mit gesetztem done
Keine Zeile, kein acknowledgeForm	„Die Bestätigung wird gerade vorbereitet“

So weisen Sie die Unterweisungen zu und lassen sich den Speiseplan weiter selbst abhaken – im selben Grid, mit demselben Kenntnisnahmen-Grid.

Beim Umstellen acknowledgeForm leeren

Wechseln Sie von Selbstbedienung auf Zuweisung, steht acknowledgeForm noch in jeder Zeile. Für diese Dokumente bleibt es bei Selbstbedienung, obwohl schon Zeilen angelegt sind – und die Person legt beim Bestätigen eine zweite Zeile neben die zugewiesene. Die App kann das nicht unterscheiden; sie nennt solche Dokumente nur im Entwickler-Log. Leeren Sie die Spalte, wo zugewiesen wird.

So arbeitet die App

• Beim Öffnen des Tabs lädt die App die Liste und speichert sie als Offline-Kopie pro Tab. Ohne Verbindung zeigt sie den zuletzt geladenen Stand; die Dateien brauchen eine Verbindung.
• Gibt es Kategorien, gliedert die Liste danach, alphabetisch. Sonst gliedert sie nach Jahr, das neueste oben – für Abrechnungen und Bescheinigungen.
• Über der Liste nennt ein Hinweis die offenen Kenntnisnahmen mit den nächsten Fristen; überfällige werden rot markiert.
• Eine neue Fassung eines Dokuments gilt wieder als „neu“ und ist wieder zu bestätigen, wenn die Kenntnisnahme eine Fassung nennt.
• Bei zugewiesenen Kenntnisnahmen zeigt die App je Person nur die eigenen Zeilen. Wer noch nicht bestätigt hat, sehen Sie im Kenntnisnahmen-Grid, nicht in der App.
• Beim Abmelden werden die Kopien aller Teams vom Gerät gelöscht.

Wenn etwas fehlt

Die App nennt fehlende Feld-Keys direkt im Tab, zusammen mit den Feldern, die die Quelle tatsächlich liefert.

Symptom	Ursache
Kein Tab in der App	Tabs-Zeile unvollständig: type, gridUri/uri oder das Icon fehlt
„Fehlende Feld-Keys: file“	Das Anhang-Feld hat keinen Key file
Hinweis „nicht auf die angemeldete Person gefiltert“	Der Tab zeigt auf das Grid der persönlichen Unterlagen statt auf die gefilterte Ansicht
Bestätigen-Knopf fehlt, „keine Kenntnisnahme eingerichtet“	Selbstbedienung: acknowledgeForm ist leer
„Die Bestätigung wird gerade vorbereitet“ bleibt stehen	Zuweisung: für diese Person und Fassung gibt es keine Zeile, oder editLink ist leer – bei einem Flow dessen Durchlaufhistorie prüfen
Alles gilt sofort als bestätigt	Zuweisung ohne Häkchen done – ohne das Feld ist jede angelegte Zeile eine Bestätigung. Die App meldet die fehlenden Keys done/editLink in der Statuszeile
Bestätigt, nach dem Aktualisieren aber wieder offen	acknowledgements fehlt, hat einen anderen Key, oder zeigt auf ein anderes Grid als das Formular
Nach dem Bestätigen zwei Zeilen zum selben Dokument	Zuweisung, aber acknowledgeForm steht noch im Dokument – Spalte leeren
Statuszeile „Kenntnisnahmen konnten nicht geladen werden“	Die Ansicht der Kenntnisnahmen ist nicht erreichbar, oder ihr fehlt document, „Erstellt von“ bzw. bei Zuweisung done/editLink
Keine Frist im Hinweis	Das Datumsfeld hat keinen Key acknowledgeUntil

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