Was ist ein Flow

Ein Flow ist ein automatisierter Ablauf. Er reagiert auf ein Ereignis und führt danach eine Reihe von Schritten aus — ohne dass jemand eingreifen muss.

Der Leerzustand im Flow-Bereich bringt es auf den Punkt: Automatisiere deine Arbeit.

Aufbau

Jeder Flow besteht aus Schritten, die durch Verbindungen verkettet sind. Es gibt drei Arten, die im Editor auch so gruppiert sind:

Art	Reiter	Rolle
Auslöser	Auslöser	Das Ereignis, das den Flow startet
Aktionen	Aktionen	Was der Flow tut
Helfer	Helfer	Steuern den Ablauf: verzweigen, wiederholen, warten

Genau ein Auslöser je Flow

Ein Flow hat immer genau einen Auslöser. Ist bereits einer gesetzt, meldet der Editor Der Flow hat bereits einen Auslöser und springt beim Hinzufügen direkt zum Reiter Aktionen.

Soll derselbe Ablauf auf mehrere Ereignisse reagieren, brauchen Sie mehrere Flows.

Ein einfaches Beispiel

Auslöser: Eintrag per Formular
   ↓
Aktion:   E-Mail  →  Bestätigung an die anmeldende Person
   ↓
Aktion:   Eintrag aktualisieren  →  Status auf „Bestätigt" setzen

Sobald jemand das Anmeldeformular absendet, läuft der Flow los: Bestätigungsmail raus, Status im Grid setzen. Fertig.

Was ein Flow auslösen kann

Sechs Auslöser stehen zur Verfügung:

Auslöser	Startet, wenn …
Neuer Eintrag	ein Eintrag in einem Grid angelegt wird
Eintrag wurde geändert	ein bestehender Eintrag geändert wird
Eintrag per Formular	ein Formular einen neuen Eintrag anlegt
Eintrag per Formular geändert	ein Formular einen Eintrag ändert
Webhook	ein fremdes System eine Anfrage schickt
Seite anzeigen	eine Seite geöffnet und abgesendet wird

→ Trigger

Was ein Flow tun kann

Grob in vier Gruppen:

Mit eigenen Daten arbeiten — Eintrag erstellen, Eintrag aktualisieren, alle Einträge eines Grids laden

Nach außen kommunizieren — E-Mail senden, HTTP-Anfrage senden, Slack, MS Teams, Firebase, Hubspot, SMS

Dateien und Inhalte erzeugen — QR-Code, PDF zu Text, URL zu PDF, CSV-Datei importieren, Sprache zu Text, Kalendereintrag

Mit Menschen interagieren — Seite anzeigen, Link zu einer Seite erstellen, vorausgefüllter Formularlink

→ Aktionen

Ablauf steuern

Vier Helfer:

• Router — Verschiedene Wege gehen: verzweigt den Ablauf nach Bedingungen
• Parallel — Führt nachfolgende Schritte für jedes Listenelement einzeln aus: die Schleife über eine Liste
• Durchläufe zusammenführen — Wartet auf alle Listendurchläufe und führt den Flow anschließend fort
• Warten — Pausiert den Flow für eine festgelegte Dauer

→ Router und Parallel

Daten fließen von Schritt zu Schritt

Jeder Schritt kann auf die Ergebnisse der vorherigen zugreifen. Im Schritt-Editor führt der Hinweis Werte aus vorherigen Schritten verwenden zur Auswahl.

Das ist das Grundprinzip: Der Auslöser liefert einen Eintrag, die erste Aktion arbeitet damit, die zweite nutzt deren Ergebnis, und so weiter.

→ Daten zwischen Schritten

Flow und Durchlauf

Zwei Begriffe, die leicht durcheinandergehen:

• Der Flow ist der Bauplan — das, was Sie im Editor bearbeiten.
• Ein Durchlauf ist eine einzelne Ausführung. Die Oberfläche nennt das Vorherige Ausführungen.

Jeder Durchlauf hat einen eigenen Status (Fertig, Fehler, Wartet), eine Dauer und eine Anzahl ausgeführter Schritte.

→ Durchlaufhistorie

Wo Flows liegen

Flows gehören zu einem Space, nicht zu einem einzelnen Grid — auch wenn ihr Auslöser sich auf ein Grid bezieht. Sie finden sie in der Seitenleiste unter Flows.

Der Editor hat zwei Reiter: Editor zum Bauen und Verlauf für vergangene Durchläufe.

Anzahl der Flows ist tarifabhängig

Wie viele Flows ein Space enthalten darf, hängt vom Tarif ab. Einige besonders leistungsfähige Schritte sind zusätzlich dem höchsten Tarif vorbehalten und im Editor mit Pro gekennzeichnet.

Ein- und ausschalten

Jeder Flow hat einen Schalter. Steht er auf aus, bleibt der Flow mit allen Schritten erhalten, reagiert aber auf kein Ereignis mehr.

Sie finden ihn an zwei Stellen:

• in der Liste unter Flows rechts neben jedem Eintrag
• im Flow selbst rechts neben den Reitern Editor und Verlauf

Ein neu angelegter Flow ist eingeschaltet.

Ausschalten ist die sanfte Bremse

Vor einem größeren CSV-Import oder beim Aufräumen eines Kanban-Boards müssen Sie den Auslöser nicht umbauen — schalten Sie den betroffenen Flow kurz aus und danach wieder ein.

Auch beim Umbau eines produktiven Flows sinnvoll: Solange er aus ist, laufen keine halbfertigen Konfigurationen gegen echte Daten.

Ausschalten hält auch laufende Ausführungen an

Ausführungen, die gerade laufen oder auf eine Seiteneingabe warten, werden nach dem Ausschalten nicht fortgesetzt. Sie bleiben stehen, wo sie sind.

Den Schalter bedienen dürfen nur Personen mit der Rolle Managen und der Eigentümer. Bei Bearbeiten und Ansehen ist er sichtbar, aber nicht bedienbar.

ApptiveGrid schaltet einen Flow auch selbst aus, wenn er dreimal hintereinander am selben Fehler scheitert → Durchlaufhistorie

Wann ein Flow das richtige Werkzeug ist

Aufgabe	Besser geeignet
Nach jeder Anmeldung eine Bestätigung senden	Flow
Einen Wert aus einem verknüpften Eintrag anzeigen	Spaltentyp Wert übernehmen
Eine Summe über verknüpfte Einträge bilden	Spaltentyp Summe berechnen
Nur bestimmte Einträge anzeigen	Filter in einer Ansicht
Daten an ein anderes System melden	Flow oder Webhook
Mehrstufigen Genehmigungsprozess abbilden	Flow mit Seite anzeigen

Berechnung ist kein Flow

Für abgeleitete Werte innerhalb eines Eintrags sind die berechneten Spaltentypen fast immer die bessere Wahl: Sie aktualisieren sich sofort, verbrauchen keinen Flow und lassen sich nicht durch Fehler unterbrechen.

Ein Flow lohnt sich, wenn etwas passieren soll — nicht, wenn etwas nur angezeigt werden soll.

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