Zeiterfassung einrichten

Ein Tab vom Typ TimeTracking bringt eine Zeiterfassung in die App: Kommen, Pause und Gehen per Knopfdruck, manuelle Einträge über ein Formular, eine Liste für heute und eine Wochenübersicht. Jede erfasste Zeit ist eine Zeile in einem Grid Ihres ApptiveGrid-Kontos.

Die Belegschaft braucht dafür keinen Zugriff auf den Space mit den Zeiten. Die App arbeitet ausschließlich über geteilte Links: eine Ansicht zum Lesen, ein Formular zum Anlegen und einen Bearbeitungslink pro Zeile zum Ändern. So sieht jede Person nur ihre eigenen Zeiten, und Sie behalten die Auswertung im Grid.

Was Sie brauchen

Baustein	Wo	Zweck
Grid mit den Zeiteinträgen	Zeiterfassungs-Space	Speichert die Zeiten
Formular auf dem Grid	Zeiterfassungs-Space	Legt Einträge an, dient auch zum Ändern
Gefilterte, geteilte Ansicht	Zeiterfassungs-Space	Liefert der App die eigenen Einträge
Flow „Bearbeitungslink erzeugen“	Zeiterfassungs-Space	Macht Pause und Gehen möglich
Tabs-Zeile vom Typ TimeTracking	Team Space	Zeigt den Tab in der App

Der Zeiterfassungs-Space kann ein eigener Space sein, den nur Sie sehen. Das ist der empfohlene Weg.

1. Das Grid

Legen Sie ein Grid mit diesen Feldern an. Die Namen sind frei, die Keys müssen genau stimmen. → Keys vergeben

Feld-Key	Feldtyp	Pflicht	Beschreibung
start	Datum und Uhrzeit	ja	Beginn der Arbeitszeit
end	Datum und Uhrzeit	ja	Ende der Arbeitszeit; leer, solange sie läuft
breakMinutes	Zahl	ja	Summe der Pausen in Minuten
breakStart	Datum und Uhrzeit	ja	Beginn einer laufenden Pause; sonst leer
editLink	Weblink	ja	Bearbeitungslink der Zeile, den der Flow einträgt
note	Text	nein	Notiz, zum Beispiel „Kundentermin“
createdBy	Erstellt von	ja	Wird automatisch gesetzt; darüber filtert die Ansicht

Weitere Felder wie Projekt oder Anhänge dürfen im Grid stehen, die App lässt sie unangetastet.

Netto-Stunden im Grid

Eine Formel-Spalte wie (end - start) - breakMinutes liefert die Netto-Arbeitszeit direkt im Grid – für Auswertungen und Exporte, ohne die App zu berühren.

2. Das Formular

Erstellen Sie ein Formular auf dem Grid mit den Feldern start, end, breakMinutes, breakStart und optional note. Teilen Sie es mit der Beschränkung Jeder registrierte Benutzer: So wird bei jedem Eintrag die angemeldete Person als „Erstellt von“ eingetragen.

Dasselbe Formular verwendet der Flow im nächsten Schritt für die Bearbeitungslinks. → Formular teilen

3. Die Ansicht

Legen Sie eine Ansicht auf dem Grid an, filtern Sie auf Erstellt von ist die angemeldete Person und blenden Sie alle Felder aus Schritt 1 ein. Teilen Sie die Ansicht per Link, ebenfalls nur für angemeldete Personen. → Ansicht teilen

Der Filter wird auf dem Server ausgewertet. Jede Person bekommt über denselben Link nur ihre eigenen Zeilen.

4. Der Flow

Ohne Bearbeitungslink kann die App eine Zeile nicht ändern, Pause und Gehen bleiben gesperrt. Ein Flow erzeugt den Link automatisch:

Auslöser: Eintrag erstellt              (Grid aus Schritt 1)
   ↓
Vorausgefüllter Formularlink            (Formular aus Schritt 2)
   ↓
Eintrag ändern                          → Feld editLink = erzeugter Link

Aktivieren Sie den Flow. Nach Kommen zeigt die App „Wird mit ApptiveGrid synchronisiert …“, bis der Link in der Zeile steht, in der Regel wenige Sekunden. → Einträge per Formular bearbeiten

Flow vergessen ist der häufigste Fehler

Bleibt die App nach Kommen dauerhaft beim Synchronisieren, ist der Flow nicht aktiv oder schreibt in ein anderes Feld. Prüfen Sie in der Zeile, ob editLink gefüllt ist.

5. Die Tabs-Zeile

Im Team Space ergänzen Sie im Grid tabs eine Zeile:

Feld-Key	Wert
title	zum Beispiel „Zeiten“
icon	einfarbiges SVG
type	TimeTracking
uri	der Link der geteilten Ansicht
formUri	der Link des Formulars

formUri ist ein neues Weblink-Feld im Tabs-Grid. Legen Sie es an, falls es noch fehlt, und ergänzen Sie TimeTracking in der Einzelauswahl von type. → Tabs einrichten

Zeiten im Team Space

Liegen die Zeiten im Team Space selbst und dürfen die Mitglieder das Grid sehen, können Sie statt uri das Feld gridUri auf Grid oder Ansicht zeigen lassen. formUri bleibt nötig. Sind beide gesetzt, gilt gridUri.

So arbeitet die App

• Kommen legt sofort eine Zeile ohne Ende an. Der Timer läuft auf allen Geräten der Person weiter, auch nach einem Neustart der App.
• Pause merkt sich den Beginn in breakStart; Pause beenden rechnet die Minuten auf breakMinutes. Pausen werden auf ganze Minuten gerundet.
• Gehen setzt das Ende. Netto-Zeit ist Ende minus Start minus Pausen.
• Manuelle Einträge über den Plus-Button dürfen an jedem Datum liegen. Bearbeiten ist nur für Einträge des heutigen Tages möglich; Löschen gibt es in der App nicht, Korrekturen machen Sie im Grid.
• Nach sechs Stunden ohne Pause erinnert ein Hinweis an die Pause.
• Die App zeigt die Texte in der Sprache des Geräts (Deutsch oder Englisch) und verwendet die Primärfarbe des Team Space.

Wenn etwas fehlt

Die App nennt fehlende Feld-Keys direkt im Tab, zusammen mit den Feldern, die die Ansicht oder das Formular tatsächlich liefern. Fehlt zum Beispiel breakStart im Formular, erscheint das nach dem ersten Kommen als Meldung.

Symptom	Ursache
Kein Tab in der App	Tabs-Zeile unvollständig: type, uri oder formUri fehlt, oder das Icon ist kein SVG
„Fehlende Feld-Keys: …“ beim Öffnen	Feld fehlt in der Ansicht oder hat keinen Key
„Speichern fehlgeschlagen“ mit fehlenden Keys nach Kommen	Feld fehlt im Formular
Dauerhaft „Wird mit ApptiveGrid synchronisiert …“	Flow nicht aktiv oder editLink nicht in der Ansicht sichtbar
Eine andere Person sieht fremde Zeiten	Ansicht ist nicht auf „Erstellt von ist angemeldete Person“ gefiltert

Weiter

• Tabs einrichten
• Einträge per Formular bearbeiten
• Ansicht teilen
• Tipps und Fehlerbehebung