Rollen
Jede Person in einem Space hat genau eine Rolle. Sie bestimmt, was diese Person tun darf.
Beim Einladen fragt ApptiveGrid: Der Nutzer kann: — und bietet die Rollen zur Auswahl an.
Die vier Rollen
| Rolle | Beschreibung in der Oberfläche |
|---|---|
| Eigentümer | Die Person, der der Space gehört |
| Managen | diesen Space bearbeiten und konfigurieren |
| Bearbeiten | Inhalte bearbeiten aber nichts konfigurieren |
| Ansehen | den Space nicht bearbeiten und konfigurieren |
Warum „Managen" und nicht „Administrator"
Die Rolle heißt in der Oberfläche Managen. An einer Stelle — bei den API-Zugangsdaten — taucht für eine vergleichbare Stufe der Begriff Admin auf. Gemeint ist eine ähnliche Berechtigungshöhe, es sind aber zwei getrennte Dinge: Rollen gelten für Personen in einem Space, API-Zugangsdaten für den technischen Zugriff auf alle Ihre Spaces.
Was die Rollen dürfen
Die Trennlinie verläuft zwischen Inhalt und Struktur:
- Inhalt sind die Einträge und ihre Darstellung.
- Struktur ist alles, was etwas anlegt, löscht oder nach außen freigibt.
| Ansehen | Bearbeiten | Managen | |
|---|---|---|---|
| Lesen — Grids, Einträge, Felder, Ansichten, Flows, Nutzer | ✓ | ✓ | ✓ |
| Einträge anlegen, ändern, löschen | – | ✓ | ✓ |
| Ansicht aktualisieren | – | ✓ | ✓ |
| Flow-Schritt konfigurieren | – | ✓ | ✓ |
| Felder anlegen, ändern, löschen | – | – | ✓ |
| Grids anlegen, ändern, löschen | – | – | ✓ |
| Ansichten anlegen, löschen, teilen | – | – | ✓ |
| Formulare anlegen, ändern, löschen | – | – | ✓ |
| Formulare auflisten | – | – | ✓ |
| Flows anlegen, löschen; Schritte hinzufügen und entfernen | – | – | ✓ |
| Space teilen, Freigaben verwalten | – | – | ✓ |
| Space anlegen, ändern, löschen | – | – | ✓ |
| Webhooks anlegen, ändern, testen | – | – | ✓ |
| API-Zugangsdaten verwalten | – | – | ✓ |
Die Rolle Eigentümer entspricht Managen und darf zusätzlich Tarif und Sitzplätze anpassen. Die Oberfläche sagt das ausdrücklich: Der Eigentümer kann den Plan anpassen.
Drei Punkte, die überraschen
Bearbeiten reicht weiter als „nur Einträge"
Die Kurzbeschreibung Inhalte bearbeiten aber nichts konfigurieren ist etwas zu eng gefasst. Wer Bearbeiten hat, darf zusätzlich:
- Ansichten aktualisieren — eine bestehende Ansicht ändern. Das wirkt für alle, die diese Ansicht nutzen, auch für geteilte Links.
- Flow-Schritte konfigurieren — die Einstellungen eines bestehenden Schritts ändern. Neue Schritte anlegen oder löschen darf nur Managen.
Anlegen, Löschen und Teilen bleiben in beiden Fällen Managen vorbehalten.
Nicht jede Ansichtsänderung ist dieselbe
Im Hintergrund werden zwei Arten von Ansichtsänderung unterschieden: eine, die Bearbeiten erlaubt, und eine, die Managen verlangt. Welche Bedienelemente konkret in welche Kategorie fallen, lässt sich von außen nicht sicher sagen.
Wenn Sie darauf angewiesen sind, dass jemand mit Bearbeiten eine bestimmte Einstellung nicht ändern kann, probieren Sie es mit einem Testkonto aus, statt sich auf diese Zuordnung zu verlassen.
Was das bei Flows bedeutet
Eine Person mit Bearbeiten kann die Konfiguration eines Flow-Schritts ändern — etwa den Empfänger einer E-Mail oder die Zieladresse einer HTTP-Anfrage.
Der Ablauf bleibt äußerlich gleich, das Ergebnis nicht. Wenn ein Flow sensible Daten verschickt oder Zugangsdaten eines Fremdsystems enthält, sollten Sie überlegen, wer im Space Bearbeiten hat.
Lesende sehen die Formularliste nicht
Formulare auflisten ist Managen vorbehalten. Ein einzelnes Formular lesen darf dagegen jede Rolle.
Praktisch heißt das: Wer nur Ansehen hat, findet im Navigationsbereich unter einem Grid keine Formulare — kann ein Formular aber öffnen und ausfüllen, wenn er den Link hat. Das ist kein Fehler, sondern so vorgesehen.
Wenn eine Schaltfläche fehlt
ApptiveGrid zeigt Funktionen nur an, wenn die Rolle sie erlaubt. Es erscheint keine Fehlermeldung und kein ausgegrauter Knopf — die Funktion ist schlicht nicht da.
Das ist der häufigste Grund für die Frage „Bei mir sieht das anders aus als bei dir". Prüfen Sie in dem Fall zuerst die Rolle.
→ Ich sehe eine Schaltfläche nicht
Rolle und Kosten
Nur Ansehen ist kostenfrei. Bearbeiten, Managen und Eigentümer belegen jeweils einen Sitzplatz.
Der Eigentümer kann zusätzliche Plätze für NutzerInnen mit Bearbeitungsrechten erwerben. Leserechte sind kostenfrei.
Im Zweifel mit „Ansehen" beginnen
Vergeben Sie Bearbeitungsrechte nur, wo sie gebraucht werden. Wer Daten nur lesen soll, kostet nichts — und kann trotzdem Formulare ausfüllen, die auf Jeder aus diesem Space beschränkt sind.
Rolle ändern
Öffnen Sie Space teilen und ändern Sie die Rolle in der Liste Geteilt mit. Die Änderung greift sofort.
Ein Herabstufen auf Ansehen gibt einen Sitzplatz frei.